Một email cảm ơn gửi trong vòng một ngày sau phỏng vấn không quyết định bạn có việc hay không, nhưng nó là cơ hội cuối để nhắc lại điểm mạnh và sửa một câu trả lời chưa tròn. Ở nhiều công ty Việt Nam, thói quen này chưa phổ biến, nên người gửi thường được để ý hơn, miễn là thư ngắn và có nội dung thật.
Bài này đi qua thời điểm gửi, gửi cho ai, ba phần của thư, cách bổ sung điều đã quên nói, thư cảm ơn sau phỏng vấn trực tuyến và phỏng vấn nhiều vòng, cùng những câu nên tránh. Ở mỗi bước có chỗ AI giúp được và chỗ bạn phải tự làm.
Gửi lúc nào và gửi cho ai
Thời điểm hợp lý là trong ngày phỏng vấn hoặc sáng hôm sau, khi người phỏng vấn vẫn còn nhớ rõ bạn. Gửi ngay khi vừa bước ra khỏi phòng dễ khiến thư trông như soạn sẵn từ trước; để quá vài ngày thì công ty có thể đã chốt danh sách vòng sau. Nếu buổi phỏng vấn diễn ra cuối chiều thứ Sáu, sáng thứ Hai là lúc thư dễ được đọc.
Người nhận là người đã trực tiếp phỏng vấn bạn. Nếu có nhiều người, ví dụ một người phòng nhân sự và một trưởng bộ phận, bạn có hai cách: một thư gửi chung cả hai, hoặc mỗi người một thư ngắn có chi tiết riêng từ phần họ hỏi. Cách thứ hai tốn công hơn nhưng cho thấy bạn đã thật sự lắng nghe từng người.
Vấn đề hay gặp là không có địa chỉ email của người phỏng vấn. Khi đó, bạn gửi cho người điều phối đã hẹn lịch với bạn và nhờ chuyển lời. Cuối buổi phỏng vấn, xin danh thiếp hoặc hỏi lịch sự cách liên hệ là một thói quen tốt. Nếu mọi liên lạc trước đó đều qua tin nhắn, một tin nhắn cảm ơn ngắn qua đúng kênh đó cũng được.
Ba phần của một email cảm ơn
Email cảm ơn nên ngắn hơn thư xin việc, thường chỉ năm đến tám câu. Ba phần dưới đây là đủ.
| Phần | Nội dung | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Cảm ơn cụ thể | Cảm ơn thời gian, nhắc vị trí và ngày phỏng vấn | Em cảm ơn chị đã dành thời gian trao đổi về vị trí chuyên viên mua hàng chiều nay. |
| Nhắc một chi tiết | Chọn một điều từ cuộc trò chuyện và nối với điểm mạnh của bạn | Phần chị kể về việc nhóm đang chuẩn hoá quy trình đánh giá nhà cung cấp làm em rất quan tâm, vì ở công việc cũ em đã lập bảng theo dõi tương tự. |
| Kết và bước tiếp | Nói bạn mong được trao đổi thêm, sẵn sàng bổ sung thông tin | Nếu cần thêm thông tin hay mẫu công việc, em sẵn sàng gửi bổ sung. |
Phần giữa là phần quyết định thư có giá trị hay chỉ là phép lịch sự. Một chi tiết riêng cho thấy bạn đã lắng nghe, và gợi lại hình ảnh của bạn trong đầu người phỏng vấn khi họ so sánh nhiều ứng viên cùng ngày. Thư thiếu phần này đọc lên giống hệt mọi thư cảm ơn khác.
Đừng dùng phần kết để hỏi khi nào có kết quả. Thông thường cuối buổi phỏng vấn bạn đã được báo khung thời gian; nếu chưa, có thể hỏi một câu nhẹ nhàng, nhưng đặt trọng tâm thư vào lời cảm ơn và điểm khớp.
Dùng AI: ghi chú ngay sau buổi phỏng vấn rồi mới soạn
Phần khó nhất của email cảm ơn không phải câu chữ mà là nhớ lại được chi tiết đáng nhắc. Cách làm hiệu quả là ghi chú trước, soạn sau.
- Ngay khi ra khỏi buổi phỏng vấn, ghi vào điện thoại ba đến năm ý: người phỏng vấn tên gì, họ quan tâm nhất điều gì, câu hỏi nào bạn trả lời chưa tốt, điều gì về công việc làm bạn hứng thú.
- Về nhà, mở một cuộc trò chuyện mới với chatbot, dán ghi chú đã bỏ tên người thật và tên công ty, thay bằng chữ cái.
- Câu lệnh gợi ý: "Từ ghi chú dưới đây, đề xuất hai chi tiết có thể nhắc lại trong email cảm ơn sau phỏng vấn, mỗi chi tiết nối với một điểm mạnh có thật trong ghi chú. Không thêm thông tin mới."
- Chọn một chi tiết, tự viết câu nhắc lại bằng lời mình, rồi nhờ AI kiểm chính tả và độ dài: "Rút email này xuống dưới tám câu, giữ nguyên ý và cách xưng hô."
- Điền lại tên thật, đọc lại trên giao diện gửi thư, rồi mới gửi.
Bước một là bước không ai làm thay được và cũng là bước hay bị bỏ. Chỉ sau vài giờ, phần lớn chi tiết cụ thể của buổi phỏng vấn sẽ nhoà đi, chỉ còn cảm giác chung là buổi đó ổn hay không.
Bổ sung điều quên nói, sửa câu trả lời chưa tròn
Chỉ bổ sung một điểm. Email cảm ơn không phải nơi trả lời lại toàn bộ buổi phỏng vấn. Chọn điểm quan trọng nhất mà bạn quên hoặc nói chưa rõ, viết hai đến ba câu.
Nói thẳng, không xin lỗi dài. Ví dụ giả định: "Khi chị hỏi về kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp nước ngoài, em quên kể rằng em từng trực tiếp trao đổi bằng tiếng Anh với hai đối tác trong một năm." Không cần câu kiểu "em rất tiếc vì đã trả lời kém".
Đính kèm khi có giá trị. Nếu trong buổi phỏng vấn có nhắc đến một sản phẩm bạn từng làm, đính kèm mẫu hoặc ghi chú rằng bạn sẵn sàng gửi khi được yêu cầu. Nhớ che thông tin của khách hàng cũ và chỉ gửi những gì bạn được phép chia sẻ.
Không thay đổi câu trả lời về sự thật. Nếu bạn đã nói chưa từng dùng một phần mềm, đừng dùng email cảm ơn để "đính chính" là đã dùng. Bạn chỉ nói được là đang tìm hiểu và đã bắt đầu học như thế nào.
Không dùng email để thương lượng. Lương, chế độ, ngày bắt đầu là chuyện của giai đoạn sau, khi có thư mời. Nhắc trong email cảm ơn dễ làm thư mất đi tinh thần ban đầu.
Sau phỏng vấn trực tuyến, phỏng vấn nhóm và nhiều vòng
Với phỏng vấn trực tuyến, email cảm ơn còn có thêm một việc: nếu đường truyền chập chờn làm gián đoạn một câu trả lời, đây là chỗ bạn viết lại ý đó gọn gàng. Bạn không cần xin lỗi về sự cố kỹ thuật quá nhiều, chỉ một câu ngắn rồi đi vào nội dung. Nếu buổi gọi có ghi hình, hãy nhớ rằng người phỏng vấn có thể xem lại, nên điều bạn bổ sung phải khớp với những gì đã nói.
Phỏng vấn nhóm, khi nhiều ứng viên cùng tham gia một buổi, thường do một hoặc hai người điều phối. Bạn gửi thư cho người điều phối, nhắc một hoạt động trong buổi đó mà bạn đã đóng góp, ví dụ phần tóm tắt ý kiến của nhóm. Không nhắc đến các ứng viên khác, nhất là theo cách so sánh.
Với quy trình nhiều vòng, mỗi vòng gửi một thư ngắn cho đúng người của vòng đó. Thư ở vòng sau không chép lại thư ở vòng trước. Đến vòng cuối với cấp quản lý cao, thư càng nên ngắn và tập trung vào việc bạn hiểu nhóm đang cần gì sau những gì đã nghe qua các vòng.
Một email cảm ơn hoàn chỉnh, đọc từ đầu đến cuối
Để dễ hình dung, dưới đây là một email cảm ơn hoàn chỉnh, ví dụ giả định cho một người phỏng vấn vị trí điều phối giao hàng tại một công ty phân phối ở Hải Phòng. Tiêu đề: "Cảm ơn buổi phỏng vấn vị trí Điều phối giao hàng – Trần Văn Nam".
Thân thư: "Kính gửi anh Phong, em cảm ơn anh đã dành gần một tiếng sáng nay trao đổi với em về vị trí điều phối giao hàng. Phần anh chia sẻ về việc đội xe đang khó xếp tuyến vào những ngày mưa lớn làm em nghĩ lại cách em từng xử lý ở chỗ làm cũ: em lập sẵn hai phương án tuyến dự phòng cho các khu hay ngập và báo trước cho khách từ sáng sớm. Khi anh hỏi về phần mềm quản lý kho, em quên nói rằng em đã dùng bảng tính để theo dõi tồn kho hằng ngày trong hơn một năm. Nếu anh cần thêm thông tin, em sẵn sàng gửi bổ sung. Em chúc anh một tuần làm việc thuận lợi."
Thư dài chưa tới hai trăm chữ, có một chi tiết riêng từ buổi phỏng vấn, một điều bổ sung, một câu kết mở. Không có tính từ to, không hỏi kết quả, không tóm tắt lại CV. Bạn dùng được khung này cho hầu hết vị trí, chỉ cần thay chi tiết giữa thư bằng điều thật từ buổi trò chuyện của bạn.
Câu nên tránh trong email cảm ơn
Những câu dưới đây xuất hiện rất thường trong các mẫu trên mạng và trong bản nháp do AI viết một mạch. Chúng không sai, nhưng làm thư mất tính riêng hoặc tạo cảm giác không thoải mái.
| Câu thường gặp | Vì sao nên tránh | Thay bằng |
|---|---|---|
| Em tin rằng mình là ứng viên phù hợp nhất | Khẳng định thay người tuyển, khó kiểm chứng | Một chi tiết cụ thể cho thấy điểm khớp |
| Em rất mong sớm nhận được tin vui | Gây áp lực nhẹ, nghe như đòi kết quả | Em sẵn sàng bổ sung thông tin nếu cần |
| Buổi phỏng vấn thật tuyệt vời và đầy cảm hứng | Tính từ to, nghe như văn mẫu | Nhắc điều bạn thật sự thấy hay trong buổi đó |
| Xin lỗi vì đã làm phiền thời gian quý báu | Hạ thấp mình không cần thiết | Cảm ơn chị đã dành thời gian |
| Đoạn dài tóm tắt lại toàn bộ CV | Người phỏng vấn đã có CV | Bỏ hẳn |
Nguyên tắc chung: nếu một câu có thể dán nguyên vào thư cảm ơn của bất kỳ ai cho bất kỳ công ty nào, câu đó nên được thay bằng một chi tiết chỉ bạn và người phỏng vấn biết.
Câu hỏi thường gặp
Không gửi email cảm ơn có bị đánh giá thấp không?
Ở nhiều công ty, không gửi cũng không sao vì đây không phải thủ tục bắt buộc. Nhưng một thư ngắn có nội dung thật thường được ghi nhận, nhất là khi các ứng viên ngang nhau. Nó là việc ít tốn công so với giá trị mang lại.
Gửi email cảm ơn bằng tiếng Anh hay tiếng Việt?
Bạn dùng ngôn ngữ của buổi phỏng vấn. Phỏng vấn bằng tiếng Việt thì thư tiếng Việt; phỏng vấn bằng tiếng Anh hoặc người phỏng vấn là người nước ngoài thì viết tiếng Anh. Nếu nhờ AI sửa tiếng Anh, đọc lại để chắc câu chữ vẫn đúng ý mình.
Có nên kết bạn với người phỏng vấn trên mạng xã hội sau buổi gặp không?
Trên mạng xã hội nghề nghiệp, gửi lời mời kết nối kèm một câu cảm ơn là chấp nhận được. Trên mạng xã hội cá nhân thì nên chờ, vì nhiều người muốn tách bạch đời tư và công việc, nhất là khi kết quả tuyển chưa có.
Nếu biết mình đã trượt thì có nên gửi thư cảm ơn không?
Có thể. Một thư ngắn cảm ơn và xin góp ý nếu họ có thời gian giữ cho mối quan hệ tốt đẹp. Nhiều công ty liên hệ lại ứng viên cũ khi có vị trí khác phù hợp, và họ nhớ những người kết thúc lịch sự.
Thư cảm ơn có nên đính kèm lại CV không?
Thường không cần, vì người phỏng vấn đã có hồ sơ. Chỉ đính kèm khi bạn có một bản cập nhật quan trọng, hoặc khi gửi thêm mẫu công việc đã nhắc đến trong buổi phỏng vấn và đã được hỏi đến.