Trước khi nhận việc tự do, bạn nên có một thoả thuận bằng văn bản ghi rõ phạm vi việc, mốc giao, tiền đặt cọc, số lần sửa, quyền sử dụng sản phẩm và cách xử lý khi một bên muốn dừng. Với việc nhỏ, đó có thể là một email xác nhận hai bên cùng trả lời đồng ý; với việc lớn, nên có hợp đồng dịch vụ đầy đủ chữ ký.
Bài này giải thích từng điều khoản theo nguyên lý, giúp bạn biết phải hỏi gì và đọc gì, kèm cách dùng AI soát một bản thoả thuận. Bài không thay cho tư vấn pháp lý: quy định về hợp đồng dân sự, thuế và sở hữu trí tuệ có thể thay đổi, và mỗi vụ việc có chi tiết riêng. Với dự án giá trị lớn hoặc khi đã phát sinh tranh chấp, bạn nên hỏi luật sư, chẳng hạn hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com).
Vì sao tin nhắn "ok em làm đi" không đủ
Phần lớn tranh chấp giữa người làm tự do và khách không bắt đầu từ ác ý. Nó bắt đầu từ việc hai bên hiểu khác nhau về cùng một câu. Khách nói "làm cho chị trang giới thiệu", bạn hiểu là một trang, khách nghĩ là năm trang kèm chỉnh ảnh. Khách nói "sửa đến khi ưng", bạn nghĩ là hai ba lần, khách nghĩ là bao nhiêu cũng được. Đến khi một bên đòi tiền, bên kia đòi sửa tiếp, không ai có gì để đối chiếu.
Một thoả thuận bằng văn bản giải quyết chuyện này không phải vì nó dọa kiện, mà vì nó buộc hai bên nói rõ từ đầu. Viết ra là lúc người ta phát hiện mình chưa thống nhất. Tin nhắn trò chuyện vẫn có thể có giá trị làm bằng chứng, nhưng chúng rải rác, dễ mất, và thường chỉ ghi phần "đồng ý" mà không ghi đồng ý với điều gì.
Cũng cần nhớ, thoả thuận không chỉ bảo vệ bạn. Khách cũng cần biết họ sẽ nhận gì, khi nào, và nếu bạn biến mất giữa chừng thì xử lý ra sao. Một người làm tự do chủ động đưa thoả thuận rõ ràng thường được khách đánh giá chuyên nghiệp hơn, và dễ được giới thiệu tiếp.
Các điều khoản cần có và câu hỏi nên tự đặt
Bảng dưới liệt kê các điều khoản thường gặp trong thoả thuận làm tự do, kèm câu hỏi giúp bạn kiểm mình đã viết đủ chưa. Đây là khung tham khảo, không phải mẫu hợp đồng chuẩn.
| Điều khoản | Câu hỏi cần trả lời được |
|---|---|
| Các bên | Ai thuê, ai làm, thông tin liên hệ chính thức, ai có quyền duyệt sản phẩm phía khách? |
| Phạm vi công việc | Đầu ra cụ thể là gì, bao nhiêu, định dạng nào; điều gì không nằm trong phạm vi? |
| Mốc thời gian | Khi nào bắt đầu, khi nào giao bản nháp, khi nào giao bản cuối; mốc tính từ khi khách gửi đủ tài liệu? |
| Sửa đổi | Bao nhiêu vòng sửa, góp ý gom một lần hay rải rác, vòng thêm tính phí thế nào? |
| Giá và thanh toán | Tổng tiền, đặt cọc bao nhiêu phần, các đợt còn lại gắn với mốc nào, hạn thanh toán sau khi giao? |
| Quyền sử dụng sản phẩm | Khi nào quyền chuyển sang khách, khách được dùng vào đâu, bạn có được đưa vào hồ sơ năng lực không? |
| Bảo mật | Thông tin nào của khách bạn phải giữ kín, trong bao lâu, có được dùng công cụ AI với tài liệu của khách không? |
| Dừng giữa chừng | Một bên muốn dừng thì báo trước thế nào, tiền cọc và phần việc đã làm xử lý ra sao? |
| Giải quyết bất đồng | Hai bên thương lượng trước thế nào, nếu không được thì theo cách nào? |
Với việc nhỏ, bạn không cần chín điều khoản dài. Nhưng ba điều sau gần như luôn đáng ghi: phạm vi kèm phần không bao gồm, số vòng sửa, và lịch thanh toán gắn với mốc giao.
Đặt cọc: vì sao nên có và đặt thế nào cho công bằng
Đặt cọc là cam kết của cả hai bên. Với bạn, tiền cọc xác nhận khách nghiêm túc và giữ lịch của bạn cho họ. Với khách, đó là dấu mốc bắt đầu tính thời gian giao. Không có cọc, bạn dễ rơi vào cảnh làm xong nửa chừng rồi khách đổi ý, không trả gì.
Tỷ lệ cọc tuỳ thoả thuận. Không có tỷ lệ chuẩn bắt buộc cho mọi dịch vụ. Người làm tự do thường chọn một phần đáng kể của tổng tiền cho dự án mới, và có thể linh hoạt hơn với khách quen. Điều quan trọng là ghi rõ trong thoả thuận, kèm điều kiện hoàn hoặc không hoàn.
Chia dự án lớn thành nhiều mốc. Với dự án kéo dài, gắn từng đợt thanh toán với một mốc giao cụ thể: duyệt bản phác, giao bản nháp, bàn giao bản cuối. Như vậy không bên nào phải ứng trước quá nhiều, và nếu dừng giữa chừng thì tiền đã trả tương ứng với phần việc đã có.
Ghi rõ số phận tiền cọc khi huỷ. Khách huỷ trước khi bạn bắt đầu thì sao, huỷ khi bạn đã làm một nửa thì sao, bạn không thể tiếp tục vì lý do của mình thì hoàn thế nào. Nguyên tắc chung về đặt cọc trong pháp luật dân sự có thể khác với điều hai bên tưởng, nên thoả thuận càng rõ càng ít phải tranh cãi.
Nhận tiền qua kênh để lại dấu vết. Chuyển khoản ngân hàng với nội dung ghi rõ tên dự án và đợt thanh toán. Tránh nhận tiền mặt không giấy biên nhận cho các khoản lớn, vì sau này khó chứng minh đã nhận bao nhiêu cho việc gì.
Dùng AI đọc một bản hợp đồng khách gửi
Khách là doanh nghiệp thường gửi sẵn hợp đồng mẫu của họ. AI giúp bạn đọc nhanh và nhận ra điều khoản đáng chú ý, với điều kiện bạn dùng đúng cách:
- Che hết tên công ty, tên người, mã số thuế, số tài khoản, địa chỉ và giá trị hợp đồng trước khi dán. Nếu hợp đồng có điều khoản cấm tiết lộ nội dung cho bên thứ ba, cân nhắc không dán nguyên văn mà chỉ hỏi về từng loại điều khoản.
- Hỏi AI tóm tắt: "Đây là hợp đồng dịch vụ giữa một doanh nghiệp và một cá nhân làm tự do. Hãy liệt kê nghĩa vụ của bên làm dịch vụ, các mốc thời gian, điều kiện thanh toán, điều kiện chấm dứt, và các điều khoản có thể bất lợi cho bên làm dịch vụ."
- Hỏi riêng về những điều khoản hay gây thiệt: phạt chậm giao, bồi thường không giới hạn, chuyển toàn bộ quyền với mọi sản phẩm kể cả bản nháp không dùng, cấm nhận việc cho khách cùng ngành trong thời gian dài.
- Với mỗi điểm AI nêu, mở đúng điều khoản đó trong bản gốc và tự đọc lại. AI có thể hiểu sai ngữ cảnh hoặc bỏ sót điều khoản nằm ở phụ lục.
- Ghi các câu hỏi cần hỏi lại khách, gửi bằng văn bản. Với điều khoản bạn không hiểu hoặc giá trị hợp đồng lớn, hỏi người có chuyên môn pháp lý trước khi ký.
AI là người đọc lần đầu giúp bạn không bỏ sót, không phải người kết luận hợp đồng đó an toàn. Đừng ký chỉ vì chatbot nói "hợp đồng này hợp lý".
Quyền sử dụng sản phẩm và việc đưa vào hồ sơ năng lực
Đây là điều khoản người làm tự do hay bỏ qua nhất, và cũng là nguồn hiểu lầm hay gặp với nghề thiết kế, viết, chụp ảnh, lập trình. Câu hỏi gốc là: sau khi khách trả tiền, khách được làm gì với sản phẩm, và bạn còn được làm gì. Khách được dùng cho mọi mục đích hay chỉ cho một kênh? Được chỉnh sửa không? Bản nháp và phương án không được chọn thuộc về ai?
Thông lệ phổ biến là quyền sử dụng sản phẩm cuối chuyển sang khách sau khi thanh toán đủ. Ghi rõ mốc "sau khi thanh toán đủ" giúp bạn có chỗ dựa khi khách dùng sản phẩm mà chưa trả hết. Các quy định về quyền tác giả và quyền tài sản có những khái niệm riêng; với sản phẩm có giá trị lớn hoặc dùng cho thương hiệu, nên tìm hiểu kỹ hoặc hỏi người có chuyên môn.
Nếu bạn muốn đưa sản phẩm vào hồ sơ năng lực, hãy ghi rõ trong thoả thuận và tôn trọng mong muốn của khách. Có khách đồng ý, có khách muốn chờ đến khi sản phẩm ra mắt, có khách không muốn ai biết họ thuê ngoài. Với dự án có bảo mật, bạn vẫn có thể mô tả loại việc và cách làm mà không lộ tên khách hay nội dung.
Việc nhỏ thì sao: một email xác nhận thay cho hợp đồng dài
Không phải việc nào cũng cần hợp đồng nhiều trang. Một bản dịch vài trang, một bộ ảnh đăng mạng xã hội, một buổi dạy kèm thử có thể chỉ cần một email hoặc tin nhắn xác nhận được viết cẩn thận. Cách làm gọn:
- Sau khi trao đổi xong, viết một tin tóm tắt bằng lời của bạn: "Em xin xác nhận lại các nội dung đã trao đổi." Đừng chờ khách viết.
- Liệt kê theo dòng: việc gì, số lượng, định dạng, những gì không bao gồm, ngày giao bản nháp và bản cuối, số vòng sửa.
- Ghi giá, phần đặt cọc, thời hạn thanh toán phần còn lại, và chuyển khoản vào tài khoản nào. Không cần ghi số tài khoản trong tin này nếu đã gửi riêng.
- Thêm một dòng về quyền sử dụng: khách dùng sản phẩm vào mục đích gì, bạn có được đưa vào hồ sơ năng lực không.
- Kết thúc bằng câu đề nghị khách trả lời xác nhận đồng ý. Chỉ bắt đầu làm khi đã nhận được câu xác nhận và tiền cọc.
- Lưu tin nhắn hoặc email đó vào thư mục dự án, chụp màn hình nếu là ứng dụng chat dễ mất lịch sử.
Bạn có thể nhờ AI dựng sẵn một mẫu tin xác nhận với các ô trống để dùng lại, rồi mỗi lần chỉ điền chi tiết. Mẫu càng quen tay thì bạn càng ít ngại gửi, và khách cũng quen với cách làm việc rõ ràng của bạn.
Khi khách chậm trả hoặc không trả: các bước theo thứ tự
Dù đã cẩn thận, đôi khi bạn vẫn gặp khách trả chậm. Các bước dưới đây đi từ nhẹ đến nặng, mỗi bước nên làm bằng văn bản để lưu dấu vết:
- Nhắc nhẹ một hai ngày sau hạn, kèm thông tin đợt thanh toán và cách chuyển khoản. Nhiều khi khách chỉ quên hoặc kế toán chưa xử lý.
- Nhắc lần hai sau khoảng một tuần, nêu rõ ngày đến hạn đã qua và hỏi khi nào có thể thanh toán.
- Tạm dừng các phần việc tiếp theo nếu thoả thuận cho phép, và báo trước cho khách.
- Gửi thư chính thức tóm tắt công việc đã giao, số tiền còn thiếu, các lần đã nhắc, đề nghị thời hạn cụ thể.
- Nếu vẫn không được giải quyết, cân nhắc các cách theo quy định hiện hành như hoà giải hoặc khởi kiện. Lúc này nên hỏi luật sư để biết hồ sơ cần chuẩn bị và chi phí có đáng không, chẳng hạn hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com).
Trong mọi bước, giữ giọng lịch sự và dựa trên sự kiện. Đừng đăng tên khách lên mạng để bêu riếu; việc đó có thể khiến bạn gặp rắc rối pháp lý và làm hỏng uy tín của chính mình với khách khác.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận qua email có giá trị không?
Thoả thuận qua email hoặc tin nhắn có thể được xem là bằng chứng về giao dịch, nhất là khi hai bên cùng xác nhận nội dung rõ ràng. Tuy vậy, với dự án giá trị lớn, một hợp đồng có chữ ký đầy đủ vẫn chắc chắn hơn. Giá trị cụ thể còn tuỳ quy định hiện hành và tình huống.
Có mẫu hợp đồng freelance chuẩn nào không?
Không có một mẫu bắt buộc chung cho mọi nghề. Bạn có thể bắt đầu từ khung điều khoản trong bài, nhờ AI dựng bản nháp, rồi điều chỉnh cho dịch vụ của mình. Với mẫu dùng lâu dài, nhờ người có chuyên môn pháp lý xem một lần là đáng.
Khách là cá nhân thì có cần hợp đồng không?
Vẫn nên có ít nhất một văn bản xác nhận phạm vi, thời hạn và tiền. Khách cá nhân thường ngại giấy tờ, nên một tin nhắn hay email tóm tắt rõ ràng, đề nghị khách trả lời xác nhận, là cách nhẹ nhàng mà vẫn có chỗ dựa.
Có nên đưa tài liệu của khách vào công cụ AI khi làm việc không?
Chỉ khi thoả thuận không cấm và bạn đã che thông tin nhạy cảm. Nhiều khách có quy định riêng về dữ liệu; nếu chưa rõ, hãy hỏi trước. Ghi điều này vào thoả thuận giúp tránh hiểu lầm, nhất là với tài liệu nội bộ, hợp đồng, dữ liệu khách hàng của họ.
Khách đòi sửa quá số vòng đã thoả thuận thì làm sao?
Nhắc lại điều khoản sửa đổi một cách nhẹ nhàng, rồi báo phí cho vòng thêm hoặc đề xuất gom góp ý một lần cuối. Có thoả thuận viết rõ từ đầu thì cuộc nói chuyện này dễ hơn nhiều so với khi chỉ có lời nói.
Làm tự do cho công ty nước ngoài thì hợp đồng có gì khác?
Bạn cần chú ý thêm đồng tiền thanh toán, phí chuyển tiền, luật áp dụng, ngôn ngữ hợp đồng và nghĩa vụ thuế của chính mình ở Việt Nam. Những điểm này phức tạp hơn, nên đọc kỹ và hỏi người có chuyên môn nếu giá trị lớn.
Tiền cọc có phải hoàn lại khi khách huỷ không?
Tuỳ điều hai bên đã thoả thuận và quy định pháp luật hiện hành. Đó là lý do nên ghi rõ trong thoả thuận số phận tiền cọc ở từng tình huống huỷ. Khi đã phát sinh tranh chấp về tiền cọc, nên hỏi luật sư thay vì tự suy đoán.